Home » 5 Cara Menyusun Job Description yang Tepat

5 Cara Menyusun Job Description yang Tepat

Menyusun Job Description

Menyusun job description sangat penting untuk mendukung dan mengoptimalkan kinerja karyawan. Dengan adanya pembagian job yang jelas, karyawan pun bisa memberikan kontribusi maksimal terhadap perusahaan. Di samping itu, job description memudahkan middle management dalam mendelegasikan pekerjaan.

Jadi, bagaimana cara menyusun job description yang tepat dan cepat?

1. Kumpulkan Data Pekerjaan yang Harus Dilakukan di Perusahaan Anda

Untuk menyusun job description, Anda perlu membuat daftar pekerjaan sehari-hari di perusahaan. Kumpulkan data tersebut dalam sebuah tabel yang berisi rincian kegiatan dan waktu pengerjaan.

Setelah data pekerjaan terkumpul, kelompokkan berdasarkan jangka penyelesaian. Bagi penyelesaian tersebut ke dalam jangka panjang atau pendek. Kemudian, tentukan cara menuntaskannya; dengan tim atau perorangan.

2. Spesifikasikan Pekerjaan Berdasarkan Jabatan

Langkah kedua; Anda harus mencatat semua jabatan yang ada di perusahaan. Dari mulai top management, middle management, sampai low management. Jika sudah terkumpul, uraikan masing-masing jabatan menjadi beberapa data. Misalnya, nama jabatan, departemen, dan persyaratan pekerjaan.

Selanjutnya, sederhanakan pekerjaan masing-masing jabatan agar lebih efektif dan produktif. Sebagai contoh, Ilham menjabat sebagai kurir yang bertugas mengantarkan barang ke jasa ekspedisi dan mencatatnya dalam buku agenda. Beberapa waktu kemudian, perusahaan mengambil karyawan baru untuk membantu Ilham.

Denga kedatangan karyawan tersebut, perusahaan memindahkan tugas mengantar barang kepadanya. Sementara Ilham, hanya bertugas sebagai pencatat data di buku agenda. Nah, dalam hal ini, Ilham tetap menjabat sebagai kurir. Namun, pekerjaannya disederhanakan oleh perusahaan.

3. Buat Daftar Tanggung Jawab, Hak, dan Kewajiban Sesuai Level Manajemen

Manajemen merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang terdiri dari beberapa jabatan. Jadi, tugas selanjutnya, kumpulkan tiap jabatan beserta pekerjaan ke dalam kategori manajemen berikut ini.

  • Kategori pertama adalah top management. Jabatan yang termasuk tingkatan manajemen ini, yakni direktur utama, wakil direktur, dan dewan komisaris.
  • Berikutnya, middle management. Level ini berisi jabatan kepala departemen, kepala cabang, atau junior staff.
  • Di posisi terakhir ada low management yang terdiri dari manajer area, supervisor, atau kepala produksi

4. Komunikasi Job Description dengan Masing-Masing Manajemen

angkah keempat; satukan data dari nomor 1-3 ke dalam sebuah tabel. Jadi, nantinya tabel berisi jabatan, level management, wewenang, deskripsi tugas secara ringkas, dan target. Jika sudah lengkap, Anda bisa membicarakannya dengan para pemegang jabatan atau pimpinan tiap manajemen.

Biasanya, mereka akan memberikan masukan terkait job description yang Anda buat. Kalau diperlukan, ubah sedikit data pekerjaan dan wewenang. Dengan begitu, job description bisa mewakili kreativitas tiap manajemen.

5. Sosialisasikan Job Description Kepada Karyawan

Pimpinan manajemen sudah menyetujui job description yang Anda susun? Kini saatnya menyosialisasikan kepada semua karyawan. Pastikan, mereka memahami tugas masing-masing dan mengetahui cara mengerjakannya.

Untuk memudahkan sosialisasi, Anda bisa gunakan metode coaching and counseling. Cara ini efektif untuk menyampaikan putusan manajemen sekaligus mengembangkan kemampuan karyawan. Melalui metode tersebut, Anda pun dapat membimbing mereka agar mencapai target.

Jika selama penerapan job description ada pelanggaran, counseling bisa mengatasinya. Lewat metode ini, karyawan akan menghindari sikap dan perilaku buruk yang menimbulkan masalah. Di samping itu, counseling menjadikan karyawan mampu menyelesaikan job dengan baik meski sedang bermasalah.

Itulah ulasan seputar cara menyusun job description yang bisa diterapkan oleh perusahaan berbagai bidang pekerjaan. Agar penerapan job berjalan lancar, kuatkan kerja sama dengan tim. Kemudian, buatlah visi dan misi bersama untuk mencapai tujuan perusahaan. Selamat mencoba!

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *