Contoh Surat Teguran Untuk Perusahaan Atau Instansi

Surat seringkali digunakan sebagai sarana komunikasi resmi kepada orang lain misalnya atasan di kantor atau rekan bisnis. Surat bisa bernilai sangat penting karena memuat hal-hal tertentu dan diberi tandatangan orang yang berwenang. Salah satu jenis surat yang digunakan dalam dunia kerja adalah surat teguran. Karyawan yang bersalah atau melakukan pelanggaran akan mendapatkan teguran secara lisan maupun tertulis. Berikut adalah kerangka dan contoh surat teguran yang bisa digunakan di kantor:

Baca Juga : Contoh Soal PPH 21

Kerangka Surat Teguran

Kerangka surat teguran sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat resmi lainnya. Terdapat kop surat, nomor, tanggal, tujuan, dan diakhiri dengan tanda tangan. Berikut adalah rincian mengenai bagian-bagian surat teguran tersebut:

1. Kop Surat

Kop surat berada di bagian atas dengan cara penulisan rata tengah. Biasanya kop atau kepala surat berisi identitas kantor. Misalnya nama kantor, alamat, nomor telepon hingga website. Bagian ini penting karena menandakan bahwa surat resmi dan berasal dari instansi atau perusahaan.

1. Nomor Surat

Nomor surat dibuat sesuai dengan aturan perusahaan. Jadi setiap perusahaan atau instansi memiliki format yang berbeda-beda. Biasanya nomor surat berisi pilihan angka dan huruf yang menunjukkan kode tertentu. Misalnya keperluan surat teguran diberi kode SP atau T dan lain sebagainya.

1. Tanggal

Tanggal yang dimaksud disini adalah waktu saat surat dibuat. Bagian ini juga bisa memuat nama kota tempat pembuatan surat untuk memperjelas keterangan. Misalnya ditulis sebagai berikut: Jakarta, 16 Mei 2018. Atau cukup dengan 16 Mei 2018.

1. Identitas Karyawan yang Ditegur

Untuk mempertegas teguran, perlu disertakan identitas dari karyawan yang bersangkutan. Misalnya nama, alamat, nomor karyawan, dan jabatan. Jika diperlukan bisa juga ditambah dengan keterangan lain sesuai kebutuhan surat.

1. Isi Surat

Dalam bagian ini penulis menyebutkan kesalahan dan sangsi yang dikenakan kepada karyawan. Kesalahan harus diterangkan sesuai keadaan yang terjadi tanpa ditambah atau dikurangi. Misalnya jika seseorang terlambat lebih dari 3 hari.

Maka dapat dituliskan, karyawan tersebut melanggar peraturan yang berbunyi dilarang terlambat lebih dari 3 hari berturut-turut. Setelah itu dilanjutkan dengan menerangkan keadaan karyawan. Misalnya beliau telah terlambat sebanyak 5 kali, yaitu selama 5 hari berturut-turut sejak Senin 11 Mei 2018 hingga Jumat 15 Mei 2018.

Kemudian sebutkan sangsi yang diperoleh karyawan. Misalnya atas kesalahan yang dilakukan oleh karyawan tersebut, maka hukuman yang harus dipatuhi adalah membersihkan toilet selama 2 hari.  Setelah menyebutkan sangsi atau hukuman, maka dapat dilanjutkan ke poin berikutnya yaitu penutup surat.

1. Penutup

Pada bagian ini surat ditutup dengan ucapan terimakasih yang singkat dan jelas. Misalnya atas perhatian Anda kami ucapkan terimakasih. Bisa juga diberi sedikit himbauan agar tidak mengulangi kesalahan yang sama di lain kesempatan.

1. Tanda Tangan

Bagian ini adalah yang terpenting karena menandakan keabsahan surat. Tanda tangan biasanya dilengkapi dengan stempel basah dari instansi atau perusahaan. Selain itu hanya orang yang berwenang seperti kepala bagian, direktur, atau kepala instansi yang boleh menandatangani surat teguran untuk karyawan. Untuk memperjelas pengetahuan mengenai surat teguran, berikut adalah contoh surat teguran yang bisa digunakan di kantor.

Kunjungi Juga : Contoh Surat Pemberhentian Kerja

Contoh Surat Teguran

1. Intan Permata Mulia
   Jalan Cik Di Tiro Nomor 13, Gunung Batu, kecamatan Sahar, Kabupaten Barai, Kalimantan Selatan
   Nomor Telepon 672 469

Kalimantan, 30 Maret 2018

Kepada Yth. Umami Nordin
Di Tempat

Dengan Hormat,

Bersama surat ini saya, pimpinan PT. Intan Permata Mulia menerangkan bahwa

Nama : Umami Nordin
No Karyawan : 317868
Alamat : Jalan Ciran, Nomor 12

telah melanggar salah satu peraturan kantor, yaitu menggunakan fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi. Yang bersangkutan menggunakan traktor untuk membajak sawah milik salah satu keluarganya tanpa izin dari pimpinan. Penggunaan traktor diluar pengawasan profesional akan berkemungkinan celaka dan berbahaya. Sesuai peraturan kantor, atas pelanggaran tersebut, yang bersangkutan harus membayar denda sebesar Rp 150.000 kepada Masjid terdekat sebagai bentuk penyesalan dan taubat.

Demikian surat ini saya buat dengan sadar dan tanpa paksaan, mohon untuk menjadi perhatian. Atas kerjasama Saudara saya ucapkan terimakasih.

Pimpinan

Bambang

Contoh surat diatas bisa digunakan sebagai pedoman untuk membuat surat teguran. Banyak masalah yang bisa timbul karena kesalahan kecil pegawai. Misalnya kesalahan dalam menghitung upah atau potongan gaji. Untuk menghindari kesalahan yang bisa berujung pada surat teguran, gunakan gaji.id sebagai alat untuk menghitung potongan gaji dan keperluan honor lainnya.