Lewati ke konten
If you want to do great things and make a big impact, learn to delegate.
– John.C. Maxwell
Organisasi yang tumbuh dan berkembang tidaklah mengejar revenue semata, namun proses pengembangan tim juga harus dijalankan. Saat adanya perubahan bisnis model, bagaimana karyawan sebagai penggerak roda organisasi dapat mengejar kompetensi yang diharapkan? Di sisi lain, pergerakan bisnis tidak pernah bisa menunggu dan training tanpa monitor dari atasan hanya sebuah pembelajaran teori semata.
Pada prakteknya, tidak ada karyawan yang sempurna mampu mengerjakan seluruh pekerjaan dengan kompetensi yang dipersyaratkan. Ada masanya seorang karyawan perlu melakukan pengembangan dan adaptasi terhadap tugas-tugas baru dalam menyelesaikan tantangan yang dihadapi. Untuk mempercepat proses belajar dan adaptasi maka perlu ada pendampingan dan pendelegasian tugas dengan tepat.
Pengembangan tim dapat dimulai dari pendelegasian tugas-tugas sehari-hari Anda. Pola pendelegasian merupakan bagian membangun hubungan antara Anda, karyawan Anda, dan keberhasilan bersama. Pada saat mendelegasikan tugas sebagai pemimpin, biasanya akan merasa memiliki kecemasan dan kekhawatiran bahwa tugas yang diberikan tidak dapat diselesaikan dengan sempurna. Oleh karena itu, perlu sekali pendampingan dan pemetaan atas kemampuan tim Anda.
Pendelegasia yang buruk akan merusak produktivitas dengan membuat karyawan merasa frustasi sehingga mereka menjadi gagal. Pendelegasian yang cermat memfokuskan kemampuan mereka dan membangun kepercayaan diri mereka, serta rasa hormat mereka pada Anda.
Jika Anda mampu mendelegasikan tugas dengan efektif, Anda bisa memfokuskan perhatian pada tugas-tugas prioritas tinggi seperti membuat perencanaan, menghilangkan hambatan kinerja, dan melakukan peningkatan proses. Anda tidak perlu cemas lagi, saat Anda sedang cuti atau liburan di luar kota. Di sisi lain, kompetensi tim Anda juga semakin meningkat sejalan dengan perubahan dan ekspektasi organisasi.
Delegasi merupakan keterampilan unik yang harus dimiliki karyawan yang memiliki anak buah, mulai dari direktur sampai dengan supervisor. Hal ini dikatakan unik karena teknik delegasi berhubungan dengan karyawan, artinya setiap karyawan memiliki pendekatan yang berbeda. Memberikan tugas karyawan yang satu dengan yang lainnya tentu menjadi berbeda meskipun tugas yang didelegasikan sama. Misalnya, seorang HRD dalam sebuah perusahaan didelegasikan dengan banyak pekerjaan, seperti perekrutan, pengembangan karyawan, perhitungan absensi, perhitungan gaji, hingga perhitungan pajak dilakukan oleh satu orang saja.
Untuk membantu HRD tersebut seharusnya diberikan wewenang untuk memiliki anak buah dan difasilitasi oleh perusahaan sebuah payroll system, seperti gaji.id, untuk mempermudah perhitungan absensi, perhitungan gaji, dan perhitungan pajak. Dengan payroll system gaji.id, HRD dapat mendelegasikan adminnya untuk berfokus pada perhitungan absensi yang terdiri dari absen harian, cuti tahunan, hingga pergantian shift, maupun admin yang berfokus untuk menghitung gaji pokok, tunjangan, pinjaman, hingga perhitungan BPJS dan Pajak PPh 21. Sehingga HRD tersebut dapat menjadi sebuah tim solid yang menjalankan pekerjaannya secara efektif.
Kita semua pasti ingin memberikan yang terbaik untuk tim kita terutama dalam hal pengembangan karir dan kompetensi. Tetapi pada kenyataannya, ada bawahan yang kecewa kepada atasannya karena merasa tidak diberikan pengembangan karir dan kompetensi dengan jelas. Seringkali kita sebagai atasan hanya memberikan pekerjaan seolah-olah membagi pekerjaan kita tanpa ada maksud pengembangan kompetensi. Dari sisi bawahan pun, dengan berat hati mengerjakan karena dianggap menambah pekerjaan sebelumnya. Oleh karena itu, berikut kiat pendelegasian tugas sehingga tercipta kepercayaan antara bawahan dan atasan untuk membangun tim yang solid dan bersinergi. Harapannya secara individu, atasan semakin terbentuk sifat kepemimpinannya dan bawahan terbangun ketrampilan dan kompetensinya.
Kegunaan dari pendelegasian tugas yang tepat:
- Memberikan kesempatan untuk berkembang dan maju
- Memberi wewenang kepada staff sehingga tercipta rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut
- Memberikan kesempatan pada anda sebagai atasan untuk menyelesaikan masalah lain
- Meningkatkan kreatifitas dan ketrampilan
Berikut tips membangun kepercayaan team anda melalui pendelegasian tugas anda:
1. Evaluasi kemampuan tim
Langkah pertama sebelum mendelegasikan pekerjaan adalah mengetahui kemampuan tim anda, dari segi pengetahuan, ketrampilan, motivasi dan kehandalan. Setiap anggota tim tidaklah sama, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan dalam hal pekerjaan. Permasalahan yang sama dapat dipecahkan dengan cara yang berbeda oleh masing-masing orang. Berikan kesempatan pada mereka untuk memperluas khazanah berpikir dengan ide-ide yang inovatif dari anggota tim.
2. Tugas yang didelegasikan
Pilihlah tugas yang sesuai dengan tim anda. Jangan sampai tugas tersebut berkaitan dengan anggota tim lainnya seperti evaluasi kinerja dalam tim, tindakan disiplin, dan tugas lain yang berpotensi menggangu moral kerja sama internal tim.
3. Instruksi
Berikan penjelasan dengan detail tentang pekerjaan tersebut. Perlihatkan pula efek dari pekerjaan tersebut sehingga tim dapat melihat gambaran besar apa yang dikerjakannya. Penting sekali proses instruksi ini sehingga semuanya tercipta harapan dan hasilnya seperti apa. Pastikan tim mengerti dan paham yang Anda sampaikan dengan memberi kesempatan bertanya atas pekerjaan tersebut. Kesempatan bertanya ini sangat penting untuk mengklarifikasi sehingga akan mengurangi risiko miskomunikasi.
4. Penetapan keberhasilan tugas
Ukurlah tingkat keberhasilan tim ketika sedang mengerjakan tugas yang Anda delegasikan. Jelaskan kepada tim, indikator keberhasilan atas pekerjaan tersebut sehingga bila terjadi keterlambatan atau kendala dalam hal pekerjaan tersebut dapat mudah dikomunikasikan dan diatasi bersama. Tentukan pula periode evaluasi dari perkembangan tiap tugas yang diberikan seperti seminggu sekali atau sebulan sekali bergantung dari besarnya tugas yang diberikan.
5. Umpan balik
Berikan umpan balik yang baik setiap pekerjaan yang diselesaikan oleh tim. Umpan balik ini adalah potensi memberikan apresiasi kepada tim ketika sudah ada pencapaian dan kemajuan yang dilakukan. Usahakan selalu melihat sisi positif dari setiap kemajuan, yang dilanjutkan dengan pemberian pesan terhadap hal-hal yang harus ditingkatkan dan diperbaiki.
6. Kemungkinan penolakan tugas
Adanya keenganan dari staf untuk menerima tugas tersebut, dikarenakan banyak hal, seperti tidak percaya diri, tidak ada motivasi untuk mengerjakan hal tersebut atau tidak tahu bagaimana cara menyelesaikan pekerjaan tersebut. Peran Anda sebagai atasan untuk membekali tim Anda sesuai dengan kebutuhan mereka untuk menyelesaikan tugasnya. Jangan dipaksakan jika anggota tim Anda tidak mau melakukannya, karena hasilnya tidak akan memuaskan.
Pendelegasian merupakan keterampilan yang senantiasa diasah dan dipertajam, beda tim beda pula pendekatan proses delegasinya. Semakin Anda terampil mendelegasikan tugas, maka semakin tinggi pula ketrampilan kepemimpinan Anda, karena dalam pendelegasian adanya fungsi kepemimpinan mengarahkan, mengajak, dan menilai.
Saatnya mulai memeriksa kembali, pekerjaan tim Anda apakah sudah sesuai dengan ekspektasi mereka dalam menyelesaikan tugasnya sehingga mereka tertantang dan menambah kompetensi mereka. Dan bersiaplah Anda menjadi leader yang mencetak leader.
