Home » Manfaat Dan Keuntungan Menggunakan Sistem Payroll

Manfaat Dan Keuntungan Menggunakan Sistem Payroll

Sistem Payroll

Sistem Payroll adalah sebuah sistem administrasi penggajian perusahaan yang mempunyai pegawai atau karyawan, sehingga sistem ini dapat dikatakan sebagai aplikasi yang memudahkan pekerjaan rutin dari staf HRD setiap bulannya. Dalam hal menghitung gaji yang harus dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan transport, uang makan, dan uang lembur. 

Proses penggajian yang dilakukan setiap bulan harus dikerjakan secara teratur dan akurat tanpa adanya kesalahan. Untuk itu, berinvestasi dalam penggunaan payroll adalah sesuatu yang tidak boleh dianggap remeh, apalagi jika sudah memiliki  perusahaan dengan skala besar.

Baca Juga : Contoh Soal PPH 21

Cara Kerja Sistem Payroll

1. Pra-penggajian

Pada proses ini, perusahaan biasanya akan melakukan pemeriksaan yang terbagi dalam beberapa tahap kebijakan perusahaan mengenai gaji, cuti, tunjangan, serta kebijakan kehadiran. Selanjutnya perusahaan akan mengumpulkan data-data tersebut. Pada umumnya tahap ini melibatkan beberapa tim dan juga divisi dengan tujuan mendapatkan informasi terkait data kehadiran dan perubahan gaji.

Tahap selanjutnya dalam proses ini yaitu melakukan validitas data yang nantinya akan dianalisis, apakah sesuai dengan kebijakan yang ada di perusahaan. Pada tahap ini yang akan memastikan bahwa tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan dan karyawan tidak aktif yang masuk dalam pembayaran gaji

2. Penggajian

Pada tahap ini data yang telah divalidasi akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Proses ini berguna agar pembayarn tersebut bersih sesuai dengan pajak dan pengurangan yang diperlukan. Jika proses ini telah selesai, tahpada tahap selanjutnya akan melakukan pemeriksaan dan memverifikasi akurasi data untuk menghindari kesalahan.

3. Pasca-penggajian

Pada tahapan ini semua perihal yang mempengaruhi pemotongan gaji seperti pajak (Pph). Kemudian tim administrasi penggajian akan mengirimkan berupa laporan ke lembaga pemerintah yang sesuai. Selanjutnya Tim HR dengan Tim Finance akan bekerja sama untuk mencatat semua transaksi untuk proses penggajian. Tujuannya adalah karena gaji merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional dan perlu dicatat dalam pembukuan perusahaan.

Manfaat Menggunakan Payroll Software

Salah satu manfaat utama penggunaan payroll adalah akan menghemat tenaga karyawan, menekan pengeluaran perusahaan untuk biaya gaji karyawan dan juga dapat mengeliminasi kesalahan. Proses perhitungan dan pengiriman gaji karyawan dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat sehingga memungkinkan divisi finance dan HRD bisa mengerjakan tugas lainnya dengan produktif.

Di samping itu, memiliki software yang mampu menangani payroll sendiri tanpa harus menyewa atau menggunakan jasa dari pihak ketiga akan lebih bermanfaat bagi perusahaan. Selain semakin menghemat pengeluaran, kepemilikan software sendiri juga bisa menghilangkan potensi dari adanya miss communications mengenai gaji dan meminimalkan jumlah pihak yang harus berinteraksi.

Keuntungan Menggunakan Payroll

Keuntungan menggunakan payroll adalah perusahaan tidak perlu lagi khawatir akan terjadinya kesalahan perhitungan dan pengiriman gaji. Karena dengan menggunakan payroll ini dapat diselesaikan secara langsung oleh sistem. Berikut ini adalah penjelasan mengenai kemampuan yang diberikan dari payroll:

Artikel Lainnya : Slip Gaji Yang Bisa Di Edit

1. Menghitung Potongan Dan Jumlah Gaji

Kemampuan pertama payroll adalah menghitung gaji para karyawan. Setelah jumlah gaji kotor telah ditentukan, sistem secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi dan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan. Semua potongan tersebut lalu akan dimasukkan langsung ke jumlah gaji kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening karyawan.

Bahkan, beberapa sistem tertentu dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement karyawan, pengobatan yang tidak menggunakan layanan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.

2. Membuat Formulir Pajak

Sistem payroll mampu membuat formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan dan karyawan. Formulir pajak tersebut kemudian bisa dicetak atau dikirim pada pihak yang bersangkutan. Jika sebelumnya proses  tersebut  bisa membuang ongkos dan dapa menyita banyak waktu.

Oleh karena itu, ketika perusahaan menggunakan sistem pembayaran dengan cara payroll. Biaya yang dikeluarkan menjadi lebih ekonomis dan efisien. Divisi HR juga dapat fokus melakukan tugasnya yang lain yaitu peningkatan aset sumber daya manusia.

3. Menyimpan Data Secara Otomatis Dan Aman

Menyimpan data secara manual akan memakan banyak waktu, sulit dilakukan dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan. Mengingat payroll adalah software yang dijalankan menggunakan sistem, maka perusahaan tidak perlu lagi repot mempersiapkan beberapa hal tersebut.

Data lama juga bisa dihapus dengan mudah apabila, jika sudah tidak diperlukan lagi. Kemudian apapun tantangan yang dihadapi perusahaan dalam memenuhi kewajibannya dalam hal kompensasi karyawan, dapat diselesaikan dengan mudah oleh sistem payroll ini.

Kunjungi Juga : Contoh Surat Pemberhentian Kerja

4. Dapat Disesuaikan Dengan Kebutuhan Perusahaan

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama dan perusahaan bisa menyesuaikannya dengan sistem payroll yang dipilihnya. Perusahaan dapat menyampaikan kebutuhan mereka pada vendor masing-masing. Misalnya saja perusahaan kecil hanya membutuhkan sedikit fitur ketimbang perusahaan besar yang mengingat jumlah karyawan dan kebutuhan yang belum terlalu besar.

Atau di sisi lain, perusahaan besar ingin berinvestasi pada sistem ini adalah yang mampu terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lainnya, seperti fungsi pengelolaan absensi, penjadwalan, perizinan dan lainnya.

5. Self-Service

Penggunaan payroll memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya. Fitur ini juga memungkinkan karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan kepada dulu ke HRD.

Saat ini hampir semua payroll sudah berbasis cloud sehingga bisa diakses kapanpun dan dimanapun yang di inginkan selama menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Sistem berbasis ini juga akan terupdate secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak. Sehingga gaji karyawan akan selalu dapat disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.

6. Pembuatan Laporan Sesuai Kebutuhan

Tingginya frekuensi transaksi yang terkait dengan payroll adalah tentu membutuhkan laporan yang mudah dibaca untuk proses analisa.  Bersama dengan pihak Accounting, pihak perusahaan bisa menciptakan laporan transaksi payroll secara detail sesuai kebutuhan perusahaan. Terakhir apabila perusahaan masih bingung dengan cara menghitung gaji karyawan.

Maka, tidak perlu khawatir lagi. Sebab, aplikasi dari Gaji.id merupakan aplikasi payroll online yang memiliki kemampuan hitung slip gaji secara otomatis yang dapat memudahkan dalam menghitung ketika melakukan payroll. Cukup dengan cara memasukkan data dengan lengkap, hasil perhitungan slip gaji akan tampil seketika. Hasilnya juga dijamin akurat dan sesuai dengan perkembangan dari peraturan yang berlaku.

Kriteria Sistem Payroll Yang Baik

1. Jaminan Kemanan Pada Aplikasi

Gaji merupakan hal yang bersifat sensitive dan juga rahasia. Maka dari itu, saat Anda memilih Sistem software payroll, pastikan agar software tersebut memiliki tingkat keamanan yang terjamin.

System Payroll yang mempunyai tingkat keamanan yang tinggi tentu akan mencegah terjadinya risiko pencurian data dan berpotensi penyalah gunaan data.

2. Fleksibel dan Kompatibel

System payroll software harus mempunyai keamnan yang tinggi, tapi tentunya perangkat tersebut juga harus fleksibel dan kompatibel.

Jika Anda ingin memilih software yang berguna untuk penggajian, pilihlah software yang terintegrasi dan berfungsi baik dengan sistem perusahaan Anda.

Anda bisa pilih software yang sudah terjamin kredibilitasnya sehingga semua data yang disajikan akurat.

3. Payroll Software Indonesia Yang Dipilih Harus Memiliki Fitur yang Lengkap

Sebuah aplikasi payroll yang bagus tentunya mempunya fitur yang lengkap sehingga memudahkan pekerjaan HR.

Selain berguna untuk melakukan perhitungan gaji yang akurat, Software ini juga dapat diakses dari segala perangkat, baik PC atau laptop hingga smartphone.

Dengan demikian, Anda hanya perlu melakukan pengaturan rumus standar untuk setiap karyawan dalam software payroll perusahaan mengenai potongan pajak penghasilan, BPJS Kesehatan, dan aspek lainnya yang sesuai dengan peraturan di Indonesia.

Hal ini juga berguna untuk meminimalisir kesalahan hitung, karena sudah otomatis dari system payroll perusahaan.

4. Perhitungan dalam Satu Langkah Praktis

Setiap karyawan pada perusahaan pastinya tidak selalu hadir dikantor, karena bisa saja sakit, aplikasi cuti online, atau perjalanan dinas ke luar kota.

Hal tersebut tentu bisa mempengaruhi upah karyawan di setiap periodenya.

Dengan jumlah karyawan yang sedikit mungkin tidak akan menghabiskan banyak waktu Anda, tapi bagaimana jika perusahaan Anda memiliki ratusan karyawan?

HR perlu melakukan perhitungan gaji setiap karyawannya agar tidak terjadi kesalahan dan besarannya sesuai.

Kelebihan menggunakan jasa sistem payroll Gaji.id

Layanan gaji.id Payroll Service akan dibantu sepenuhnya oleh SuSi (Support Siaga) yang siap mengelola administrasi, perhitungan gaji, BPJS, PPh 21, hingga rekap absensi, cuti, dan lembur karyawan. Pengelolaan penggajian terasa sangat mudah dengan bantuan SuSi yang professional.

SuSi berkomitmen untuk selalu menjaga kerahasiaan data Perusahaan Anda, serta akan memberikan laporan setiap bulannya dengan akurat dan tepat waktu. Nikmati berbagai fasilitas yang diberikan SuSi dalam pengelolaan gaji tanpa kendala.

Untuk info lebih lengkapnya mengenai jasa sistem payroll gaji.id kunjungi halaman kami disini.

 

 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.