Kebijakan Privasi

PT Sofco Graha mengembangkan aplikasi E Plus by Gaji.id dan Porta by Gaji.id sebagai aplikasi Freemium. Layanan ini disediakan oleh PT Sofco Graha tanpa biaya dan dimaksudkan untuk digunakan sebagaimana adanya.

Kebijakan Privasi ini berlaku untuk aplikasi-aplikasi berikut yang dikembangkan dan dioperasikan oleh PT Sofco Graha (masing-masing disebut “Aplikasi”, dan secara bersama-sama disebut “Aplikasi yang Dicakup”):

E Plus by Gaji.id
Porta by Gaji.id
Aplikasi lain yang dikembangkan oleh PT Sofco Graha yang secara eksplisit merujuk pada Kebijakan Privasi ini.

Apabila suatu ketentuan di bawah ini merujuk pada fitur tertentu (misalnya, absensi online dengan pengenalan wajah, geo-tagging, atau unduh slip gaji), ketentuan tersebut hanya berlaku untuk Aplikasi yang Dicakup yang benar-benar menyediakan fitur dimaksud.

Halaman ini menginformasikan kepada pengguna mengenai kebijakan kami terkait pengumpulan, penggunaan, dan pengungkapan Informasi pribadi bagi siapa pun yang memutuskan untuk menggunakan Layanan kami.

Dengan memilih untuk menggunakan Layanan kami, Anda menyetujui pengumpulan dan penggunaan informasi sesuai dengan Kebijakan Privasi ini. Informasi pribadi yang kami kumpulkan digunakan untuk menyediakan dan meningkatkan Layanan. Kami tidak menggunakan atau membagikan informasi Anda kecuali sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini.

Jika Anda tidak menyetujui salah satu ketentuan dalam Kebijakan Privasi ini, mohon untuk tidak menggunakan Layanan kami.

Istilah-istilah yang digunakan dalam Kebijakan Privasi ini memiliki arti yang sama seperti yang tercantum dalam Syarat dan Ketentuan kami, kecuali ditentukan lain di sini.

1. Kebijakan Data Wajah

Data Wajah yang Kami Kumpulkan

Kami menganalisis foto yang diunggah dalam Aplikasi untuk mengidentifikasi fitur wajah (seperti mata, hidung, dan mulut) semata-mata untuk mendukung fitur absensi online dengan pengenalan wajah (face recognition).

Tujuan dan Pemrosesan Data Wajah

Data wajah dikumpulkan dan diproses secara eksklusif untuk keperluan verifikasi identitas pada fitur absensi online. Data biometrik yang diproses hanya digunakan untuk memvalidasi pengguna terdaftar pada saat melakukan absensi.

Pembagian dan Penyimpanan Data Wajah

Kami tidak membagikan, menjual, mentransfer, atau mengungkapkan data wajah kepada pihak ketiga mana pun. Data wajah disimpan secara aman di server kami dan hanya dipertahankan selama fitur absensi online dengan pengenalan wajah masih aktif digunakan. Setelah fitur tersebut dinonaktifkan, data wajah terkait akan dihapus secara permanen sesuai dengan prosedur retensi data internal kami.

2. Pengumpulan dan Penggunaan Informasi

Untuk memberikan pengalaman yang lebih baik dalam menggunakan Layanan kami, kami mungkin mengharuskan Anda untuk memberikan informasi identitas pribadi tertentu.

Aplikasi yang Dicakup merupakan aplikasi Android dan iOS yang dirancang untuk karyawan dan pengguna resmi lainnya. Bergantung pada Aplikasi dan fitur yang diaktifkan oleh organisasi pengguna, aplikasi ini dapat memungkinkan pengguna untuk mengajukan permohonan cuti, lembur, dan izin, melakukan Absensi Online (dengan fitur geo-tagging dan geo-fencing), mengunduh slip gaji, serta mengakses Layanan terkait kepegawaian lainnya melalui smartphone. Aplikasi dapat menggunakan Layanan pihak ketiga yang mengumpulkan informasi yang digunakan untuk mengidentifikasi pengguna.

Penyedia Layanan Pihak Ketiga: Google Play Services

3. Data Log

Apabila terjadi kesalahan (error) pada aplikasi, kami dapat mengumpulkan data dan informasi (melalui pihak ketiga) pada perangkat Anda yang disebut sebagai Data Log.

Data Log ini dapat mencakup alamat IP perangkat, nama perangkat, versi sistem operasi, konfigurasi aplikasi, waktu dan tanggal penggunaan, serta statistik diagnostik lainnya.

4. Cookie

Cookie adalah berkas data kecil yang umum digunakan sebagai pengidentifikasi unik anonim dan disimpan pada perangkat Anda.

Meskipun Layanan ini tidak secara eksplisit menggunakan cookie, pustaka (library) atau Layanan pihak ketiga tertentu yang terintegrasi dalam Aplikasi dapat menggunakan cookie untuk meningkatkan fungsionalitas dan kinerja.

Anda dapat memilih untuk menerima atau menolak cookie. Penolakan terhadap cookie dapat membatasi fitur-fitur tertentu dari Layanan.

5. Penyedia Layanan

Kami dapat melibatkan perusahaan atau individu pihak ketiga untuk:

Memfasilitasi Layanan kami;
Menyediakan Layanan atas nama kami;
Melaksanakan layanan terkait Layanan; atau
Membantu menganalisis penggunaan Layanan.

Pihak ketiga tersebut dapat mengakses Informasi Pribadi semata-mata untuk melaksanakan tugas yang diberikan atas nama kami dan secara kontraktual diwajibkan untuk tidak mengungkapkan atau menggunakan informasi tersebut untuk tujuan lain.

6. Keamanan

Kami menghargai kepercayaan Anda dalam memberikan Informasi Pribadi dan menerapkan langkah-langkah yang secara komersial wajar untuk melindunginya. Namun, tidak ada metode transmisi melalui internet atau penyimpanan elektronik yang sepenuhnya aman, dan kami tidak dapat menjamin keamanan secara mutlak.

7. Tautan ke Situs Lain

Layanan ini mungkin berisi tautan ke situs web pihak ketiga. Kami tidak mengoperasikan situs-situs tersebut dan tidak bertanggung jawab atas konten maupun kebijakan privasinya. Kami menganjurkan pengguna untuk meninjau kebijakan privasi situs eksternal tersebut.

8. Privasi Anak

Layanan ini tidak ditujukan bagi individu di bawah usia 13 tahun. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak di bawah usia 13 tahun.

Apabila kami mengetahui bahwa data tersebut telah terkumpul, data tersebut akan segera dihapus. Orang tua atau wali dapat menghubungi kami apabila diperlukan.

9. Perubahan pada Kebijakan Privasi Ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu, termasuk untuk menambahkan aplikasi baru ke dalam daftar Aplikasi yang Dicakup. Perubahan akan berlaku efektif segera setelah dipublikasikan pada halaman ini. Pengguna dianjurkan untuk secara berkala meninjau halaman ini guna mengetahui pembaruan yang ada.

10. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan atau saran mengenai Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi kami melalui email: [email protected].

Kebijakan Privasi Portal Pelamar Gaji.id

PT Sofco Graha (“Perusahaan” atau “Kami”) berkomitmen untuk melindungi privasi dan data pribadi Anda. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data pribadi yang diproses melalui Portal Pelamar Gaji.id.

Penting untuk dipahami bahwa portal ini disediakan oleh kami, namun digunakan oleh Customer (perusahaan pengguna Gaji.id) sebagai pihak yang membuka lowongan pekerjaan dan memproses lamaran Anda.

Definisi Operasional
- Data Pribadi: Segala informasi mengenai individu yang
  teridentifikasi, mencakup identitas diri, riwayat profesional, serta data teknis.
- Pengendali Data (Data Controller):
  Customer (perusahaan yang Anda lamar), yang menentukan
  tujuan dan metode pemrosesan data pelamar.
- Prosesor Data (Data Processor):
  PT Sofco Graha, yang memproses data pribadi atas instruksi Customer.
- Pelamar: Individu yang mengakses dan menggunakan portal
  untuk mengajukan lamaran pekerjaan.
Jenis Data yang Diproses
Kami memproses data dari dua entitas utama:
- Data Pelamar (Kandidat)
  - Identitas: Nama lengkap, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, dan kontak (email/telepon).
  - Dokumen Resmi: NIK, NPWP, ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat profesional.
  - Data Profesional: Riwayat pekerjaan, CV, cover letter, portofolio, dan foto.
  - Data Teknis: Alamat IP, jenis perangkat, dan log aktivitas penggunaan portal.
- Data Customer (Perusahaan Pengguna)
  - Identitas Badan Hukum: Nama perusahaan, nomor registrasi, dan NPWP.
  - Informasi Akun: Kredensial login dan kontak tim rekrutmen.
  - Konten Lowongan: Deskripsi posisi, persyaratan, lokasi, dan kisaran gaji.
Metode Pengumpulan Data
- Input Langsung: Data yang dimasukkan secara manual oleh Pelamar maupun Customer melalui formulir digital.
- Unggahan Dokumen: Dokumen pendukung (CV/Ijazah) yang diunggah langsung ke sistem.
- Pengumpulan Otomatis: Data teknis yang terekam secara otomatis saat pengguna mengakses portal untuk memastikan keamanan sistem.
Tujuan dan Dasar Hukum Pemrosesan
Sebagai Prosesor Data, PT Sofco Graha memproses informasi berdasarkan instruksi Customer untuk tujuan:
- Menyediakan dan mengelola layanan Portal Pelamar.
- Menyalurkan data lamaran dari Pelamar kepada Customer terkait.
- Menyimpan data untuk keperluan proses seleksi dan rekrutmen.
- Menjamin keamanan, integritas, dan performa sistem.
Keamanan dan Retensi Data
- Keamanan: Kami menerapkan standar keamanan teknis seperti enkripsi, kontrol akses ketat, dan audit berkala untuk melindungi data dari akses yang tidak sah.
- Masa Simpan (Retensi):
  - Data Pelamar: Disimpan selama proses rekrutmen aktif
    atau sesuai kebijakan retensi Customer, kemudian akan dihapus atau dianonimkan.
  - Data Customer: Disimpan selama masa kontrak kerjasama
    dengan PT Sofco Graha berlangsung.
Hak Subjek Data
Sesuai dengan hukum yang berlaku di Indonesia, Pelamar memiliki hak untuk mengakses, memperbaiki, atau meminta penghapusan data mereka.

Catatan Penting: Karena status kami adalah Prosesor Data, setiap permintaan terkait akses atau penghapusan data lamaran harus diajukan langsung kepada Customer (Perusahaan yang dilamar) selaku Pengendali Data. Kami akan berkoordinasi dengan Customer untuk memfasilitasi permintaan tersebut secara teknis.
Hubungi Kami
Kebijakan ini dapat diperbarui secara berkala sesuai dengan perkembangan hukum dan teknologi. Jika Anda memiliki pertanyaan teknis mengenai perlindungan data pada portal ini, silakan hubungi Data Protection Officer kami melalui:
- Email: [email protected]
- Yurisdiksi: Seluruh ketentuan diatur berdasarkan hukum Republik Indonesia.

Ketentuan Penggunaan Fitur AI Gaji.id

Berlaku efektif : 1 Januari 2026
Terakhir diperbarui : 1 Januari 2026

Pendahuluan

Ketentuan Penggunaan Fitur AI (“Ketentuan”) ini mengatur penggunaan seluruh fitur berbasis kecerdasan buatan (“Fitur AI”) yang tersedia pada aplikasi Gaji.id.

Gaji.id merupakan produk Human Resource Information System (HRIS) yang dimiliki dan dikelola oleh PT Sofco Graha (“Gaji.id”, “kami”, atau “Perusahaan”).

Dengan mengaktifkan atau menggunakan Fitur AI pada Gaji.id, pengguna menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan yang tercantum dalam dokumen ini.

Ketentuan ini berlaku untuk seluruh Fitur AI yang tersedia saat ini maupun yang akan dikembangkan, ditambahkan, diubah, atau disediakan oleh Gaji.id di masa mendatang, sepanjang tidak diatur secara khusus dalam ketentuan yang terpisah.

Gaji.id berkomitmen untuk menyediakan Fitur AI dengan memperhatikan prinsip keamanan informasi, perlindungan data, kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, pengelolaan risiko, serta peningkatan mutu layanan secara berkelanjutan.

1. Ruang Lingkup Fitur AI

Fitur AI disediakan untuk membantu pengguna meningkatkan efisiensi, produktivitas, serta kualitas pengambilan keputusan dalam penggunaan Gaji.id.

Pada saat Ketentuan ini disusun, Fitur AI mencakup, namun tidak terbatas pada:

CV Screening, untuk membantu menganalisis tingkat kesesuaian pelamar terhadap suatu lowongan pekerjaan.
Announcement Assist, untuk membantu menyusun, memperbaiki, atau menyempurnakan isi pengumuman agar lebih jelas, profesional, dan mudah dipahami.
AI Insight, untuk membantu menghasilkan ringkasan, analisis, maupun insight berdasarkan data yang tersedia di dalam Gaji.id.

Perusahaan dapat menambah, mengubah, mengembangkan, menghentikan, atau mengganti Fitur AI sewaktu-waktu sesuai kebutuhan layanan.

Seluruh Fitur AI disediakan sebagai fitur pendukung (assistive feature) dan tidak dimaksudkan untuk menggantikan pertimbangan profesional, kebijakan perusahaan pengguna, maupun keputusan bisnis yang dibuat oleh pengguna.

2. Penggunaan Data

Untuk menyediakan Fitur AI, Gaji.id dapat memproses data yang diperlukan sesuai dengan fungsi AI yang digunakan, termasuk namun tidak terbatas pada:

data perusahaan;
data karyawan dan pelamar;
data operasional sumber daya manusia (HR);
data statistik, agregasi, ringkasan, laporan, maupun hasil analisis;
dokumen dan berkas yang diunggah pengguna;
pengumuman, deskripsi pekerjaan, maupun konten teks lainnya; dan
informasi lain yang dipilih oleh pengguna untuk diproses melalui Fitur AI.

Pemrosesan data dilakukan berdasarkan tujuan penggunaan (purpose limitation), prinsip minimalisasi data (data minimization), serta hanya sepanjang diperlukan untuk memberikan layanan Fitur AI yang dipilih oleh pengguna.

Apabila diperlukan, Gaji.id dapat menerapkan teknik perlindungan data seperti pseudonimisasi, anonimisasi, atau mekanisme perlindungan lainnya guna meningkatkan keamanan informasi sesuai kebutuhan operasional.

3. Privasi dan Kerahasiaan Data

Gaji.id berkomitmen menjaga keamanan, kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data yang diproses melalui Fitur AI.

Data yang diproses melalui Fitur AI hanya digunakan untuk:

menjalankan fungsi Fitur AI sesuai permintaan pengguna;
menghasilkan respons, analisis, atau rekomendasi yang diminta pengguna;
menjaga kualitas, keamanan, keandalan, dan keberlangsungan layanan Gaji.id; serta
memenuhi kewajiban hukum dan peraturan yang berlaku apabila diperlukan.

Gaji.id tidak menggunakan data pelanggan, data perusahaan, data karyawan, data pelamar, dokumen, maupun informasi lain yang diproses melalui Fitur AI untuk melatih (training), melakukan fine-tuning, atau mengembangkan model kecerdasan buatan apa pun, kecuali apabila memperoleh persetujuan yang sah dari pelanggan atau diwajibkan oleh ketentuan hukum yang berlaku.

Akses terhadap data yang diproses melalui Fitur AI dibatasi hanya kepada pihak yang memiliki kewenangan sesuai kebutuhan operasional dan prinsip least privilege.

Kepemilikan atas data yang diproses melalui Fitur AI tetap berada pada pelanggan sesuai dengan ketentuan penggunaan layanan Gaji.id.

4. Penggunaan Penyedia Layanan AI

Dalam menyediakan Fitur AI, Gaji.id dapat menggunakan layanan atau teknologi dari penyedia AI pihak ketiga yang terpercaya.

Sebelum menggunakan penyedia layanan AI, Gaji.id berupaya melakukan evaluasi terhadap aspek keamanan informasi, perlindungan data, kepatuhan, keandalan layanan, serta risiko yang mungkin timbul.

Apabila layanan pihak ketiga digunakan, Gaji.id berupaya memastikan bahwa:

data hanya diproses untuk menjalankan permintaan pengguna;
data tidak digunakan untuk melatih, menyempurnakan, atau mengembangkan model AI milik penyedia layanan tanpa persetujuan yang sah;
penyedia layanan menerapkan standar keamanan yang memadai sesuai praktik industri; dan
hubungan kerja sama dengan penyedia layanan diatur melalui perjanjian atau ketentuan yang memuat kewajiban perlindungan data dan keamanan informasi.

5. Tanggung Jawab Pengguna

Pengguna bertanggung jawab untuk memastikan bahwa:

data yang dikirimkan melalui Fitur AI merupakan data yang berwenang untuk diproses;
penggunaan Fitur AI telah sesuai dengan kebijakan internal organisasi pengguna;
penggunaan Fitur AI tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku;
data yang dikirimkan tidak melanggar hak pihak lain maupun ketentuan kerahasiaan yang berlaku.

Pengguna juga bertanggung jawab untuk:

meninjau kembali hasil yang diberikan oleh Fitur AI sebelum digunakan;
melakukan verifikasi terhadap informasi yang dihasilkan AI;
menggunakan pertimbangan manusia (human review) sebelum menjadikan hasil AI sebagai dasar keputusan operasional, bisnis, kepegawaian, maupun keputusan penting lainnya.

6. Hasil yang Dihasilkan AI

Fitur AI merupakan alat bantu (assistive technology) yang dirancang untuk membantu pengguna dalam bekerja.

Walaupun Gaji.id berupaya memberikan hasil yang relevan dan bermanfaat, hasil yang dihasilkan oleh Fitur AI dapat mengandung ketidakakuratan, ketidaklengkapan, bias, maupun interpretasi yang tidak sesuai dengan konteks tertentu.

Seluruh hasil yang diberikan oleh Fitur AI bersifat rekomendasi dan tidak dapat dianggap sebagai keputusan otomatis maupun pengganti pertimbangan profesional.

Gaji.id tidak menjamin bahwa setiap hasil AI akan selalu akurat, lengkap, bebas dari bias, atau sesuai dengan seluruh kondisi spesifik organisasi pengguna.

Hasil yang diberikan oleh Fitur AI bukan merupakan nasihat hukum, perpajakan, keuangan, ketenagakerjaan, maupun nasihat profesional lainnya.

7. Keamanan Informasi

Gaji.id menerapkan pengendalian keamanan informasi yang dirancang untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data yang diproses melalui Fitur AI.

Pengendalian tersebut dapat meliputi, namun tidak terbatas pada:

autentikasi dan otorisasi akses;
pengendalian hak akses berdasarkan kewenangan;
pencatatan aktivitas (logging) sesuai kebutuhan operasional;
pemantauan keamanan layanan;
enkripsi data apabila diperlukan; dan
pengelolaan kerentanan keamanan sesuai proses yang berlaku.

Pengendalian keamanan diterapkan secara proporsional dengan mempertimbangkan tingkat risiko, kebutuhan operasional, serta perkembangan teknologi.

8. Kepatuhan

Penggunaan Fitur AI wajib mematuhi seluruh peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk namun tidak terbatas pada ketentuan mengenai:

perlindungan data pribadi;
hak kekayaan intelektual;
ketenagakerjaan;
keamanan informasi; dan
peraturan lain yang relevan.

Pengguna bertanggung jawab untuk memastikan bahwa penggunaan Fitur AI tidak digunakan untuk tujuan yang melanggar hukum, merugikan pihak lain, maupun bertentangan dengan kebijakan internal organisasinya.

9. Monitoring dan Audit

Untuk menjaga keamanan informasi, kualitas layanan, serta kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku, Gaji.id dapat melakukan pencatatan aktivitas penggunaan (logging) dan monitoring terhadap penggunaan Fitur AI.

Informasi yang dicatat dapat digunakan untuk:

investigasi insiden keamanan informasi;
peningkatan kualitas layanan;
pemenuhan kewajiban hukum;
audit internal maupun eksternal; dan
pengelolaan risiko keamanan informasi.

Seluruh informasi yang dicatat dikelola sesuai dengan kebijakan keamanan informasi, kebijakan retensi data, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.

10. Perubahan Ketentuan

Gaji.id berhak memperbarui Ketentuan Penggunaan Fitur AI ini sewaktu-waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi, perubahan layanan, kebutuhan operasional, hasil evaluasi risiko, maupun perubahan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Versi terbaru dari Ketentuan ini akan dipublikasikan melalui Gaji.id dan berlaku sejak tanggal dipublikasikan.

Pengguna disarankan untuk meninjau Ketentuan ini secara berkala guna mengetahui perubahan yang berlaku.

11. Penafian (Disclaimer)

Fitur AI disediakan sebagaimana adanya (“as is”) sesuai kemampuan teknologi yang tersedia pada saat layanan diberikan.

Gaji.id senantiasa berupaya meningkatkan kualitas, keamanan, dan keandalan Fitur AI melalui evaluasi serta peningkatan berkelanjutan. Namun demikian, Gaji.id tidak menjamin bahwa Fitur AI akan selalu memenuhi seluruh kebutuhan, harapan, atau kondisi spesifik setiap pengguna.

Pengguna tetap bertanggung jawab atas penggunaan dan keputusan yang diambil berdasarkan hasil yang dihasilkan oleh Fitur AI.

12. Persetujuan Pengguna

Dengan menyetujui, mengaktifkan, atau menggunakan Fitur AI pada Gaji.id, pengguna menyatakan bahwa:

telah membaca dan memahami Ketentuan Penggunaan Fitur AI ini;
menyetujui seluruh ketentuan yang tercantum dalam dokumen ini; dan
bersedia menggunakan Fitur AI sesuai dengan ketentuan, kebijakan, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.